Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и трудовую деятельность. Каждый работник, которые начал свою трудовую деятельность должен иметь трудовую книжку. Верно оформленная трудовая книжка — залог правильной пенсии и отсутствие проблем с её оформлением.
Оформление трудовой книжки можно условно разделить на два этапа:
- Оформление самой трудовой книжки
- Оформление записей в трудовой книжке
Отдельная статья посвящена оформление записей в трудовой книжке. Поэтому в данном разделе мы опишем процесс правильного оформления трудовой книжки.
Новая трудовая оформляется в нескольких случаях:
- приходит новый работник
- оформление дубликата трудовой
Оформлением новой трудовой книжки должен заняться сотрудник отдела персонала. Новый работник лишь ответственно заявляет, что у него нет и не было трудовой — проверить эту информацию работодатель никак не может. А значит покупает бланк новой трудовой книжки и начинает оформлять.
Что требуется от работника для оформления трудовой книжки:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, работника
- документы об образовании
На основании паспорта в новый бланк трудовой вносится фамилия, имя, отчество, дата рождения. А на основании документа об образовании вносится запись об уровне образования (высшее профессиональное, средне-специальное и т.п.) на основании принесенного документа. На основании же документа об образовании ставится специальность или профессия (например, юрист или инженер, или просто специальность согласно документу об образовании).
Помимо информации о работнике на первой странице трудовой книжке ставятся:
- дата заполнения трудовой книжки
- подпись владельца книжки
- подпись ответственного за ведение трудовой книжки
- печать организации
Оформление изменений на титульном листе трудовой
Если при оформлении трудовой на титульном листе возникла ошибка или необходимо внести исправление (например. сменилась фамилия), то изменения вносятся следующим образом:
Неверные или измененные данное зачеркивается одной чертой, новая информация пишется сверху или в оставшемся месте.
Основание изменения делается на внутренней стороне обложки, заверяется печатью и подписью работодателя. Если есть еще изменения, то они они делаются ниже этой записи.
Пример оформления изменения фамилии в трудовой книжке:
Допустим работник Иванов сменил фамилию на Толстой на основании свидетельства о свадьбе. Тогда фамилия Иванов зачеркивается, а далее пишется фамилия Толстой. На обложке делается запись:
Фамилия изменения на фамилию «Толстой» на основании свидетельства о заключении брака серия АА №11111 выданного ЗАГС г. Санкт-Петербург от 12.12.2012 г
Сотрудник, внесший изменения, ставит печать организации и подпись.
Примерно так будет выглядеть титульный лиц трудовой книжки после внесения изменений:
Важно! Изменения в записях в трудовой производятся по-другому (смотри раздел Запись в трудовой в случае ошибки на странице запись в трудовой образец).
Оформление дубликата трудовой
В случае, если работник потерял трудовую книжку, то оформляется дубликат трудовой, на титульном листе над слово «Трудовая книжка» ставится печать или пишется «ДУБЛИКАТ». На обложке с внутренней стороны делается надпись:
«Дубликат» выдан 12.12.2012 в связи с утратой трудовой книжки ТК-II №11111111
Сотрудник, который оформил выдачу дубликата, ставит печать организации и свою подпись.
Так выглядит дубликат трудовой книжки: