Трудовая книжка — крайне важный документ, который хранится у работодателя и поэтому риск его потери достаточно мал. Однако, в силу различных причин, трудовая книжка иногда теряется. В отличие от других документов, обращение в органы не позволяет восстановить этот документ как другие, в силу того, что в трудовой содержится информация от каждого работодателя.
Работнику, который потерял трудовую, необходимо оформить дубликат трудовой книжки.
Следует отметить, что в инструкции по заполнению трудовых книжек есть раздел 7. в котором указана информация о заполнении дубликатов трудовых книжек.
Документы для оформления дубликата трудовой книжки
Перед оформлением дубликата трудовой работнику, который потерял трудовую, придется побегать по всем прошлым местам работы для того, чтобы собрать документы, подтверждающие факт работы у данного работодателя. Если же организации, в которой работник в свое время работал, уже не существует, то данные должны быть в архиве, обращаться за получением документов необходимо именно туда.
Руководство работодателя должно оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих его рабочий стаж.
Дубликат трудовой должен быть оформление не позднее 15 дней с момента, когда работник сообщил об отсутствии трудовой. Работодатель обязан потребовать с работника объяснительную, при каких обстоятельствах трудовая книжка была утеряна.
Запись в трудовой книжке о восстановленном трудовом стаже делается суммарно за весь отработанный период времени. Например, работник несколько раз менял работу, но запись в трудовой будет выглядеть примерно так:
Общий стаж работы до поступления в ООО «Отпуск-ТК.РУ» 10 лет, 8 месяцев, 2 дня (десять лет, восемь месяцев, два дня)
Затем заполняется информация по каждому работодателю отдельно с указанием времени работы, должности, названия организации. Отдельно выписывается информация о переводах на другую работу.
Важно! Запись работодатель имеет право сделать только по документам, подтверждающим рабочий стаж работника.
Кроме того, работодатель обязан снять копии документов, принесенных работником, а оригиналы вернуть работнику.
В общий трудовой стаж не включается стаж работы у текущего работодателя, ведь для него заполняется просто актуальная информация после всех видов стажа.
Если трудовую книжку потерял работодатель, то оформлять дубликат все равно придется, но вот писать запросы, оформлять документы, обращаться в архив будет именно работодатель (или его представитель). В целом, Трудовой кодекс не разделяет причину (виновного), по которой трудовая была утеряна, важно, что существует возможность восстановления этого важного документа.
Образец записи в дубликате трудовой книжке:
Запись в трудовой дубликат
Оформление дубликата трудовой книжки
Для оформления дубликата трудовой книжки берется обычная новая (пустая) трудовая книжка, оформляется как новая трудовая книжка, с той лишь разницей, что
В случае, если работник потерял трудовую книжку, то оформляется дубликат трудовой, на титульном листе над слово «Трудовая книжка» ставится печать или пишется «ДУБЛИКАТ». На обложке с внутренней стороны делается надпись:
«Дубликат» выдан 12.12.2012 в связи с утратой трудовой книжки ТК-II №11111111
Сотрудник, который оформил выдачу дубликата, ставит печать организации и свою подпись.
Так выглядит дубликат титульного листа трудовой книжки:
Оформление дубликата трудовой книжки
Вопросы
Надо ли вписывать в дубликат трудовой книжки запись об обучении или прохождении военной службы (службы в армии)?
В трудовую книжку информация об обучении в настоящее время не вносится, однако еще в СССР такая информация вносилась. Поэтому если есть подтверждающие документы (например, диплом об образовании или военный билет), то это может являться основанием для внесения данной записи в трудовую книжку.
Что делать если работодатель утерял трудовую книжку и не вернул её при увольнении?
Если работодатель потерял трудовую книжку работника, то работник считается работающим у данного работодателя до момента, пока дубликат трудовой книжки не будет получен работником на руки. Остальное время — это время вынужденного прогула, которое работодатель вынужден будет оплатить, возможно, по решению суда.