В одной из наших статей мы рассказывали о таком документе как трудовая книжка. В данной статье мы расскажем о том, что такое вкладыш в трудовую книжку, когда он используется и зачем нужен, а также об особенностях оформления и заполнения данного документа.
Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку
Трудовая книжка хоть и важный документ, но достаточно тонкий и у тех, кто часто меняет работу или просто давно работает, но имеет в трудовой множество записей, трудовая может закончиться. Заведение новой трудовой книжки в такой ситуации не предусмотрено, а предусмотрена возможность дополнения трудовой книжки при помощи специального вкладыша, который так и называется вкладыш в трудовую книжку.
Вкладыш в трудовую — не просто бумажка, это документ, имеющий соответствующие степени защиты. Кроме того Министерство Труда разработало Правила (от 10.10.2003 N69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»), в соответствии с которыми происходит заполнение трудовых книжек, а также вкладышей к ним.
Запись в трудовой книжке об увольнении
Чего нельзя делать с трудовой книжкой:
- по окончанию действия старой трудовой заменять её на новую;
- добавлять (подшивать) в трудовую чистые листы;
- Использовать раздел «Сведения о награждения» в качестве продолжения раздела о «Сведения о работе».
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Обычно никаких проблем при заполнении вкладыша у работников отдела персонала не возникает, однако, рассмотрим важные моменты, с которыми сталкиваются при заполнении вкладыша.
- Общее число вкладышей в трудовую книжку ничем не ограничено, их может быть сколько угодно.
- Вкладыш заполняется только в том случае, если кончились страницы (обычно это сведения о работе), заранее вкладыш не подшивается.
- Дата заполнения вкладыша — фактическая дата заполнения, а не какая-либо другая
- Информация о сотруднике вносится в соответствии с текущим положением дел (изменилась фамилия, уровень образования и тому подобное)
- Печать организации и подпись сотрудника, которому положен вкладыш, обязательны для заполнения.
- Информация о подшитом вкладыше (дата, номер) указывается в трудовой книжке на первой странице, ставится штамп о выдаче вкладыша.
- Без трудовой книжки вкладыш не имеет силы
- Нумерация во вкладыше продолжает нумерацию в трудовой книжке
- Во вкладыш можно перенести часть записи по трудовой книжке
- При изменении фамилии изменения вносятся в трудовую и все вкладыши
- Печать на вкладыше обязательна, причем именного того работодателя, который его вклеить
Вкладыш в трудовую книжку
Согласно существующим правилам не описано куда ставит штамп и делать записи, поэтому приведем пример заполнения:
- штамп не должен пересекаться с другими записями
- штамп можно заменить рукописной отметкой
- штамп подшивается либо в конце книжки, либо в конце того раздела, который закончился
Если в трудовую книжку можно вносить исправления, то вкладыш в трудовую не дозволяет исправлений. Уничтожение вкладышей должно сопровождаться актом и добавлением в журнал учета.
Где купить вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш к трудовой книжке (как и сама трудовая) является бланком строгой отчетности, который изготавливается Объединением «ГОЗНАК». Физические лица не могут простой пойти в магазин и купить этот самый бланк. Несмотря на то, что в магазинах сейчас данные бланки продаются, обеспечивать бланками, вкладышами и иными документы должна организация. В организации должен быть журнал учета вкладышей к трудовым книжкам, кроме того бланки должны хранится в бухгалтерии и выдаваться по необходимости отделу кадров.
Таким образом, вкладыш обязан покупать работодатель, а не работник.
Вкладыш вместе с трудовой книжкой
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Слово вшивать в данном случае следует воспринимать буквально. Для того, чтобы вшить вкладыш в трудовую необходимо сначала сделать дырки шилом в середине вкладыша, а затем нитками пришить к плотной обложке трудовой книжки.
Приклеивать вкладыш к трудовой нельзя.
Основная цель вшивания вкладыша заключается в том, чтобы он не оторвался от трудовой книжки и, как следствие, не потерялся.