Объяснительные записки приходится писать практически всем. Чаще всего данный документы пишется в случае опоздания, либо в случае прогула. В некоторых ситуациях объяснительная пишется в случае какой-либо форс мажорной ситуации, проблемы, нанесенного ущерба или ошибки. В материалах данной статьи мы постараемся максимально точно разобраться с тем, как написать объяснительную записку.
Состав статьи:
Объяснительная записка что это
Объяснительная записка — это документ, в котором содержится информация о сложившейся ситуации. Данный документ является формой делового документа, то есть применяется в деловой переписке — чаще всего между работником и работодателем.
Объяснительная записка отличается от таких документов как служебная записка, докладная или заявление.
В самой объяснительной записке излагаются лишь факты, никаких просьб, пожеланий, выводов делать не нужно.
Еще раз отметим, что данный документ обычно пишется в случае каких-либо проблем: опоздания, прогула, невыполнения поручения, нарушения сроков. Также следует учитывать, что объяснительную требуют написать, сам работник инициативы в написании объяснительной не проявляет.
Более того, в некоторых случаях работодатель обязан затребовать объяснительную. При этом работник может её и не писать, но тогда будет составлен акт об отсутствии объяснительной.
В законе содержатся два пункта, когда данный документ требуется:
- перед дисциплинарным взысканием;
- перед удержания из зарплаты определенной суммы
Объяснительная записка как написать
С учетом того, что объяснительная записка является деловым документом, то должны применяться правила деловой переписки:
- отсутствие ненормативной лексики, жаргонизмов, просторечий
- записка должна быть краткой и четкой, без художественных составляющих
- документ пишется от первого лица (Я)
- объяснительная пишется в том порядке, в котором происходили события (хронолический порядок)
- документ подписывается автором и указывается дата составления
- требуется указание причин, по которым произошло событие, а также приложить документы, подтверждающие указанные события
- составляться документ должен на листе формата А4, допускается как ручное, так и машинописное заполнение
Составные части объяснительной записки:
- Заголовок, в котором содержится информация о том, кому пишется записка, от чьего имени. Информация выравнивается по правому краю. Подобная шапка характерна для многих документов, например, для заявления на отгул.
- По центру пишется фраза «Объяснительная записка«. Если возможно, то нужно указать о чем записка, например «об отсутствии на рабочем месте».
- В основной части объяснительной происходит изложение данных (факты), далее следует указать причины, по которым указанные события произошли. Кроме того, именно в этой части следует указать документы, которые подтверждают изложенные факты или проблемы.
- В заключении ставится дата составления и подпись.
После составления объяснительная передает руководителю или сотруднику отдела кадров (персонала), которые принимают решение о дальнейших действиях. Если к работнику решено применить какие-либо меры (дисциплинарное взыскание), то обязательно прикладывается объяснительная записка.
Срок написания объяснительной записки — 2 дня. Если за это время записка не составлена, то составляется акт.
Объяснительная записка образец
Приведем пример образца объяснительной записки.
Образец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте:
Директору ООО «Отпуск-ТК.РУ» Шульц Альберту Валерьевичу от менеджера по продажам Кирова Геннадия Семеновича Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте Я, Киров Геннадий Семенович, отсутствовал на рабочем месте «01» сентября 2016 года с 09:00 до 11:00 в связи с тем, что вынужден был сопровождать своего сына в школу на праздник первого сентября в связи с тем, что его воспитатель, который должен был его сопровождать, заболел. «01» сентября 2016 года Киров /Киров Г. С./ |
Наиболее распространенные причины опоздания на работу:
Объяснительная записка опоздание на работу из-за пробок — подобная объяснительная применяется в тех случаях, когда наблюдаются транспортные коллапсы. Регулярное злоупотребление данной причиной опоздания может привести к подозрению.
Объяснительная записка опоздание на работу из-за поломки автомобиля — если работник добирается на автомобиле на личном транспорте (особенно там, где общественный не ходит), то подобная причина может являться уважительной. Главное — не злоупотреблять частотой.
Объяснительная записка опоздание на работу из-за застревания в лифте — отличная причина, особенно если лифт в вашем доме действительно есть.
Объяснительная записка опоздание на работу из-за эвакуации автомобиля — редкая причина, но позволяет задержаться на длительное время. При этом обычно вызывает сочувствие среди коллег, так как эвакуация нынче стоит дорого.
Объяснительная записка опоздание на работу из-за поломки трубы (затопления соседей) — одна из самых популярных причин опозданий, проверить которую действительно сложно.
Объяснительная записка скачать бланк
Объяснительная записка 24.00 KB